Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

İşbu Kişisel Veriler Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) çerçevesinde, Merkez mh. Ferah Sokak no:14/10 Çekmeköy/İstanbul adresinde mukim Opalfa Yazılım Teknolojileri (“Şirket” veya “Opalfa Yazılım Teknolojileri”)’nin (“Veri Sorumlusu”) olarak hareket ettiği durumlarda; gerçek kişilere (“Veri Sahibi”) kişisel verilerinin toplanması, işlenmesi, aktarılması, korunması, saklanması ve imha süreçleri, biçim ve amaçları ile KVKK kapsamındaki haklarına dair bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

1. 1. Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız Kişisel verilerinizi, aşağıdaki amaçlar ile sınırlı olarak KVKK maddelerine uygun olarak işliyoruz:

• Ürün ve/veya hizmetlerimizin tanıtımı, sunulması ve satış süreçlerinin işletilmesi,
• Sözleşmelerin müzakeresi, akdedilmesi ve ifası,
• Üyelik işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Müşterilerimizin Portal kaydının oluşturulabilmesi ve kullanıcı tanımlamalarının yapılabilmesi,
• Mevcut ile yeni ürün ve hizmetlerdeki değişikliklerin, kampanyaların, promosyonların duyurulması, pazarlama ve satış faaliyetlerinin yürütülmesi, sosyal medya ve kurumsal iletişim süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi,
• İşbirliği amacıyla İş/Çözüm ortaklıklarını ve üçüncü taraf firmaları belirlemek amacıyla görüşmeler yapılması, bu görüşme sonuçlarının değerlendirilmesi, yapılan işbirliği çerçevesinde işbirliğine konu ürün ve hizmetlerin devreye alınması, yürütülmesi, sonuç raporlamalarının alınması,
• Ön muhasebe program satışını gerçekleştirecek olan iş/çözüm ortaklarının kaydının sisteme girilmesi,
• Şirketin ticari stratejilerinin geliştirilmesi ve planlamalarının yapılması,
• Abonelerimizin ürün ve hizmetlerini, Opalfa Yazılım Teknolojileri platformu üzerinden nihai kullanıcıya sunabilmesi,
• Şirketin ticari stratejilerinin geliştirilmesi ve planlamalarının yapılması,
• Ürün ve/veya hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi,
• İhtiyaçlar, talepler ile yasal ve teknik gelişmeler doğrultusunda ürün ve hizmetlerimizin güncellenmesi, özelleştirilmesi ve geliştirilmesi,
• Ürün ve hizmetlerimizdeki sorunların giderilmesi, hata, sorun ve bulguların tespit edilerek, giderilmesi ve kullanıcılarımıza iyileştirilmiş bir deneyimin sunulması,
• Müşterilerimizin talebi üzerine ürün ve hizmetlerimiz hakkında gerekli eğitimlerin ve bilgilendirmelerin verilebilmesi, programlarımızın nasıl kullanılacağının izah edilmesi, görsel ve/veya görsel ve sesli iletişim araçlarıyla eğitim süreçlerinin desteklenmesi,
• Uzaktan destek ve Çağrı Merkezi hizmetlerinin sağlanması, çağrı sayısı ve içerik takibi,
• Kullanıcılarımızın deneyimlerinin iyileştirilmesi,
• Üyelerimiz ve ziyaretçilerimizin internet sitelerimizdeki tecrübelerini iyileştirmek, istek ve problemleri tespit etmek ve aramalarını hızlı sonuçlandırmak maksadıyla çerezlerin yönetilmesi,
• Ticari faaliyetlerimize devam etmek amacıyla, müşteri iletişim bilgilerinin güncellenmesi ve bu güncel bilgilerin ilgili kurumlarımız, işbirlikçilerimiz, yüklenicilerimiz ve/veya tedarikçilerimize bildirilmesi,

• Satış veya destek hizmetlerine gelen tüm taleplerin, değerlendirilip, süreçlendirilmesi, gerçekleştirilmesi,
• Müşteri işleyiş ve memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi ve memnuniyet ölçümü anketleri için irtibat iletişim kurulması,
• Pazar araştırması yapılması, istatistik oluşturulması ve müşteri kullanımlarının ve iş süreçlerinim analiz edilmesi,
• Ürün ve hizmetlerimizin üyelerimizin iş süreçlerine uygun hale getirilmesi ve üyelerimizin önerileri, talepleri ya da müşteri ve kullanıcı iş süreci araştırmaları, istatistik raporlarımız doğrultusunda müşteri iş süreçlerinin iyileştirilmesi, müşterilerce yapılan herhangi bir şikayetin incelenmesi, çözüme kavuşturulması ve yanıtlanması,
• Tahsilat takibinin yapılması, hatalı ödeme yapanlara ödemesinin iadesi işlemlerinin yürütülmesi ve bu iadelerin Opalfa Yazılım Teknolojileri tarafından takibi ve görüntülenmesi,
• Üçüncü kişilerin Opalfa Yazılım Teknolojileri platformuna davet edilmesi,
• Üçüncü kişilerin Opalfa Yazılım Teknolojileri platformuna davet edilmesi,
• Üye işyerlerimizin kendi müşterileri adına hesap açabilmesi,
• Mevcut ve potansiyel üyelerimize e-bülten gönderilmesi,
• İnternet sitemiz üzerinden bilgi talep eden kişilere gerekli bilgilendirmelerin yapılması, adli/idari süreçlerin yönetimi, kamu kurum ve kuruluşlarından gelen taleplerin cevaplanması, yasal çerçevedeki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuki uyuşmazlıkların çözülmesi,
• Yatırımcı ilişkilerinin yürütülmesi,
• Şirketin başka bir şirket ile birleşmesi, bölünmesi, tamamının veya bir kısmının devredilmesi durumunda bu hukuki işlemden doğan sonuçların temin edilmesi,
• e-Fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-müstahsil, e-ihracat, e-serbest meslek makbuzu gibi e-belge başvurularının alınması, aktif kullanılabilir hale getirilmesi,
• Üyelerimizin cari kart açabilmesi, Opalfa Yazılım Teknolojileri hesabını açabilmesi ve mevcut kaydını güncelleyebilmesi, e-fatura hesabı açabilmesi,
• Herhangi bir problem olması durumunda müşteri hesabının takibinin yapılabilmesi,
• İş/çözüm ortağı firmalar üzerinden belirli süreli çalışan temin edilmesi,
• İş/çözüm ortağı memnuniyetinin sorgulanması,
• Faaliyetlerimizin yönetimi, yürütülmesi ve denetlenmesi, iş sürekliliğinin sağlanması, mali ve finansal işlerin yürütülmesi,
• İşyeri ve ofislerimizin güvenliğinin sağlanması ve ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibinin sağlanması,
• Yazılımlarımızın ve sistemlerimizin güvenliğinin sağlanması ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışan yakınları için yan haklar ve menfaatler sağlanması,
• Acil durumlarda çalışanların yakınlarına ulaşılması,
• Çalışan adaylarının iş başvurularının değerlendirilmesi, mülakatların ve görüşmelerin yapılması, özgeçmişlerinde referans olarak gösterdikleri kişiler ile iletişime geçilmesi, iş ilişkisinin / sözleşmesinin kurulması, yürütülmesi ve sonlandırılması,
• Etkinlik ve organizasyonların düzenlenmesi

1. 2. İşlediğimiz Kişisel Veriler İşbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen kişisel veri işleme amaçlarımızı gerçekleştirebilmek için, veri sorumlusu olarak aşağıdaki kişisel verilerinizi KVKK’nun maddelerine uygun olarak işleyebilmekteyiz:

Kullanıcılar için:

• Kimlik bilgilerini; isim ve soy adı dahil kimlik bilgilerini,
• İletişim bilgilerini; cep telefonu, E-posta, sabit telefon numarası dahil iletişim bilgilerini;
• Müşteri ve müşteri işlem bilgilerini; sektör bilgileri, kullanılan evrak tipi, istek ve şikayet bilgileriniz dahil müşteri işlem bilgilerini;
• Görsel kayıtları; isteğe bağlı olarak Opalfa Yazılım Teknolojileri uygulamasına yüklenmiş olan profil fotoğrafı dahil tüm görsel kayıtları;
• Veri sahibi diğer ilgili 3. kişiler için:
• Kimlik olarak geçerli (T.C. Kimlik, ehliyet, Pasaport) belgelerde yer alan kimlik bilgilerini; ad, soyad, T.C. Kimlik Numarası, vergi numarası, imza, doğum yeri, doğum tarihi, nüfusa kayıtlı olduğu yer, cinsiyet, medeni durum ve vs. geçerli kimlik belgesinde yer alan diğer kimlik bilgilerini;
• İletişim bilgilerini; e-posta, sabit telefon numarası, cep telefonu, sosyal medya hesapları dahil iletişim bilgilerini;
• Yerleşim bilgileriniz; İkamet bilgisi ve adres bilgilerini; Üye işyerlerimizin kendi müşterileri adına hesap açabilmesi,
• İş başvurusu formu, işe başvuru sürecinde iletilen CV’ler, özgeçmiş bilgileri, mülakatlarda iletilen geçmiş eğitim ve mesleki bilgilerini, meslek içi eğitim bilgilerini, kurs, sertifika ve diploma bilgilerini, transkript bilgilerini, referans bilgileri dahil mesleki deneyim bilgilerini, askerlik durum bilgilerini ve dernek ve vakıf üyeliği bilgilerini;
• İcra bilgileri, sözleşmeler, vekaletnameler dahil hukuki durum bilgilerini;
• Çağrı merkezi kayıtlarını, fatura, çek, senet bilgilerini, gişe dekontlarındaki bilgiler, müşteri talep ve şikayet bilgileri ve müşteri işlem bilgilerini;
• İşlem Güvenliği bilgilerini; IP adres bilgisi, Şirket interneti ve sistemleri üzerinde gezinti bilgileri, şifre, parola, erişim kayıtları bilgileri dahil işlem güvenliği bilgilerini;
• Hesap numarası, IBAN, borç-alacak bilgisi, vade bilgileri dahil mali-finansal bilgileri;
• Çerez kayıtları dahil pazarlama ve tanıtım bilgilerini;

1. 3. İşlenen Kişisel Verilerinizi Kimlere Hangi Amaçlarla Aktarıyoruz?

Kişisel verileriniz, yukarıda 1. maddede belirttiğimiz amaçlar kapsamında ve KVKK ve kişisel verilere ilişkin yürürlükte bulunan diğer yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak, yurt içinde veya yurt dışındaki aşağıda belirtilen üçüncü kişilere aktarılabilmektedir:

• Yurtiçi ve yurtdışında mukim; destek, pazarlama, satış, ürün geliştirme faaliyetlerinin yürütülmesi için iş birliği halinde olduğumuz iş ve çözüm ortaklarımıza, hizmet alınan firmalara
• Paydaşlara
• Şirket Yetkililerine
• Tedarikçilere
• Yargısal Merciler ve Kamu Otoritelerine: Yasal yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi, adli/idari mercilerden gelen talep ve denetimler kapsamında süreç yönetimi, gelen taleplerin cevaplanması, yasal çerçevedeki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuki uyuşmazlıkların çözülmesi ve oluşabilecek uyuşmazlıklarda gerekli hukuki aksiyonların alınması maksadıyla
• Gerçek ve Özel Hukuk Tüzel Kişilerine: Yasal yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi, adli/idari mercilerden gelen talep ve denetimler kapsamında süreç yönetimi, gelen taleplerin cevaplanması, yasal çerçevedeki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuki uyuşmazlıkların çözülmesi ve oluşabilecek uyuşmazlıklarda gerekli hukuki aksiyonların alınması maksadıyla

1. 4. Kişisel Verilerinizi Toplama Yöntemimiz

Kişisel verilerinizi, aşağıda belirtilen otomatik ve otomatik olmayan kanallar üzerinden topluyoruz:

• İnternet sitemiz,
• Uzaktan erişim sağlayan platformlar,
• E-posta, SMS, kartvizitler,
• Telefon, Faks,
• Fiziki form,
• Posta, kargo ya da kurye hizmetleri,
• Yüz yüze görüşmeler,
• Diğer fiziki ve elektronik ortamlar.

1. 5. Kişisel Veri Toplama, İşleme Yöntemlerimize Yönelik Hukuki Sebeplerimiz

KVKK’nın 5. maddesinde açıkça öngörülmesi, Şirketimiz ile aranızdaki sözleşmenin kurulması ve ifası için gerek şart olması, Şirketin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi, Şirketin hakkını tesis etmesi, savunması ve koruması için zorunlu olması, Şirketin meşru menfaatini yerine getirmesi için zorunlu olması ve açık rızanızın bulunması hukuki sebeplerine dayalı olarak, Kişisel verileriniz işlenmektedir.
KVKK’nın 6. maddesinde belirtildiği üzere; ilgili kişinin açık rızasının bulunması, kanunlarda öngörülmesi, sağlığa ilişkin veriler için sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından, özel nitelikli kişisel veriler hukuki sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.

1. 6. Veri Sahibi Olarak Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi gereğince kişisel verilerinize ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı KVKK ve ilgili diğer yasa ve mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek
• Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme

Ancak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28/2. maddesi hükmü gereği; aşağıdaki hallerde zararın giderilmesini talep etme hakkınız hariç yukarıda sayılan haklarınızı kullanamazsınız:

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

Bu haklarınızın kullanım talebi için, linke tıklayarak ulaştığınız formu doldurup; yazılı başvurunuzu ,info@opalfa.com adresimize gönderebilirsiniz. Form ile gönderilen talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandırılacaktır. Ancak talep edilen işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretler başvurandan talep edilecektir. Yazılı başvuru yapmak istediğinizde ıslak imzalı formu, şirketimizin “Merkez mh. Ferah Sokak no:14/10 Çekmeköy/İstanbul” adresine noter aracılığıyla gönderebilir veya aynı adrese bizzat ya da vekili aracılığıyla elden ulaştırabilirsiniz. Kimliğinizi doğrulayıcı belgelerin, varsa talebinizi destekleyen belgelerin, bu hakkınızı vekiliniz aracılığıyla kullanmak istemeniz durumunda, özel yetkiyi içeren vekaletname suretinin formun ekinde iletilmesi zorunludur.

Başvuru esnasında bilgilerin eksik veya hatalı olması, talebin yeterince açık ve anlaşılır olmaması, talebi destekleyen belgelerin hiç gönderilmemesi veya gerektiği gibi iletilmemesi, vekil suretiyle yapılan başvurularda vekaletname suretinin eklenmemesi gibi durumlar; taleplerinizin karşılanmasında aksamalara yol açabilir ve araştırma sürecinde gecikmelere neden olabilir. Bu nedenle haklarınızın kullanımında bu hususlara riayet etmeniz önem arz etmektedir. Aksi takdirde yaşanacak gecikmelerden şirketimiz sorumlu olmayacaktır. Yanlış, gerçeğe/hukuka aykırı, kötü niyetli başvurular karşısında şirketimizin yasal hakları saklıdır.

Saygılarımızla....